6. Extraia e analise muitas informações – Relatórios
A informação é um diferencial para ter sucesso
Com o aumento da atuação da concorrência, é muito importante e, até mesmo imprescindível, que a agência de viagens encontre oportunidades para inovar e consiga se diferenciar para os clientes, neste mar de empresas que atuam no mesmo ramo.
A melhor maneira de se buscar e encontrar oportunidades, além de saber quais são os tipos de ameaças que a agência enfrenta, é levando em consideração as informações disponíveis nos relatórios do Leady. Elas permitem tomar decisões rápidas, bem embasadas e por isso bem eficazes, quando baseadas nestas informações.
Não basta ter acesso à informação do Leady, mas também é necessário saber como lidar com os dados para saber enxergar oportunidades e fazer uso eficaz dos recursos oferecidos pelo Leady.
Aqui destacamos algumas das muitas informações que é possível obter através dos relatórios do Leady:
Na área dos atendimentos:
- Relatórios dos atendimentos efetuados;
- Listar as pendências que estão abertas e/ou que já foram executadas;
- Buscar informações dos serviços que foram atendidos em sua agência;
- Filtrar por consultores que fizeram os atendimentos;
- Filtrar por categorias os clientes e atendimentos nos relatórios.
Na área de pós-venda:
- Obter listagem para fazer contato, por exemplo, enviar e-mail marketing ou contato telefônico antes do embarque ou depois do retorno do cliente;
- Enviar e-mail para parabenizar aniversário e aproveitar para enviar condições especiais e atrair o cliente até a agência;
- Gerar análise de demanda, permitindo saber os destinos mais procurados em sua agência e possibilitando campanhas direcionadas.
Na área financeira:
- Fazer a comparação das faturas dos fornecedores de sua agência;
- Gerar um relatório de contas a pagar e receber (módulo financeiro opcional);
- Verificar os serviços mais vendidos;
- Obter os cálculos de comissão dos agentes;
- Efetuar o fechamento financeiro.
Relatórios do Leady e a economia de tempo
Os relatórios do Leady economizam muito tempo da equipe da agência, que necessitaria gastar uma boa parte deste na compilação manual de dados registrados em suas anotações ou planilhas eletrônicas, sem contar na precisão que os relatórios do Leady oferecem, quando há dados sendo inseridos corretamente.
Para obter os relatórios, primeiramente acesse o Leady. Na tela inicial, clique em Relatórios no menu superior da tela.
Em seguida, note a quantidade de relatórios para análises disponíveis para a agência de viagens. Alguns relatórios estão disponíveis apenas para clientes com o módulo financeiro do Leady ativo.
Visão multi agências para os relatórios
É importante destacar que em caso de sua agência pertencer a um grupo de duas ou mais agências gerenciadas pelo Leady, deve-se selecionar a(s) respectiva(s) agência(s), conforme a imagem a seguir, antes de emitir qualquer relatório. Isso fará com que o relatório seja específico para a(s) agência(s) selecionada(s).
Caso não seja o caso de sua agência, ignore esta informação.
Filtre as informações que precisa nos relatórios
Um poderoso recurso nos relatórios do Leady são os inúmeros filtros que possuem. Cada relatório possui filtros específicos para atender diversas necessidades dos clientes.
Basta alterar os filtros como Data abertura, Status, Consultor, Serviço, Categorias, etc… e obter as informações que precisa para aquele momento. Veja a seguir os filtros localizados no relatório Atendimentos, porém em todos os relatórios há filtros específicos para cada situação.
Há algumas maneiras especiais de selecionarmos os argumentos dos filtros.
Em muitos deles é possível selecionar os argumentos alternadamente, conforme as necessidades na obtenção da informação.
Também é possível clicar na categoria em destaque negrito para selecionar completamente a categoria, ou ainda, clicar novamente para desativar os itens selecionados.
No exemplo a seguir, foi utilizado o relatório de Atendimentos e note como pode haver diversos meios para selecionar os filtros desejados.
Disparo de emails, exportação e impressão dos relatórios
Além dos filtros, os relatórios do Leady possuem recursos para envio de email marketing (consultar artigo sobre email marketing), efetuar download das informações e impressão do relatório.
Exportação das informações do relatório
O Leady exibe em seus relatórios informações completas que satisfazem a maioria das agências de viagens.
Porém, poderá haver situações nas quais é necessário obter mais informações ainda e tratá-las, por exemplo, em uma planilha do Excel, usando outros filtros.
Neste caso é possível utilizar o botão Exportar.
Quando o relatório é exportado para uma planilha, na maioria dos casos outros campos que não são visíveis no Leady poderão ser visíveis e analisados na planilha.
Relatório Atendimentos
Um dos relatórios mais utilizados certamente é o de Atendimentos. Em Relatórios, clique em Atendimentos.
Através deste relatório, é possível obter muitas e muitas informações utilizando-se dos poderemos filtros do Sistema Leady.
Além disso, é possível utilizá-lo para fins como exemplo:
- Disparar email marketing para clientes que buscaram um serviço ou destino;
- Obter os atendimentos em um período de um consultor específico;
- Saber quantos atendimentos foram efetuados em um período, quantos estão em aberto ou foram fechados;
- Entender o perfil de clientes através da categoria de cliente e atendimento;
- Obter a informações dos serviços mais buscados ou fechados na agência.
Enfim, são inúmeras as possibilidades de obter informações valiosas de análises através deste relatório.
Relatório Serviços
Outro relatório muito utilizado está em Relatórios e, clique em seguida, em Serviços.
O relatório Serviços é útil para fazer uma análise de quanto foi vendidos ou deixado de vender em cada tipo de serviço, detectar a maior rentabilidade nos serviços, etc.
Permite obter informações como exemplo:
- Serviços vendidos em um período;
- Serviços por consultor;
- Status do serviço (aberto / fechado).
Relatório Pendências
Em Relatórios, clique em seguida no relatório Pendências.
Com este relatório é possível acompanhar todas as pendências registradas para serem cumpridas, ou ainda, verificar o que já foi efetuado.
Também é possível encerrá-las com um único comando e colocando uma descrição em comum.
Relatórios de Pós-venda
Os relatórios de Pós-venda têm por objetivo principal efetuar contato com os clientes da agência.
É possível extrair, por exemplo, relatório dos clientes que irão embarcar ou retornar de suas viagens, dos aniversariantes de um período, ou ainda, efetuar um mail marketing geral com o relatório de Mailing geral para todos os clientes da agência.
Relatórios Contato de embarque e retorno
Estes relatórios são muito úteis para obter uma lista de clientes que estão embarcando ou retornando de viagem, conforme o período selecionado.
Ele também tem uma função adicional que permite selecionar vários atendimentos e dar baixa no pós-venda ao mesmo tempo.
Clique em Relatório e, em seguida, em Contato de embarque ou Contato de retorno.
Relatório Análise de demanda
Este relatório mostra para a equipe os clientes que estão interessados em determinado destino, ou seja, é muito útil para ajudar a avisar aos clientes quando o destino preferido deles estiver em promoção.
Clique em Relatórios e, em seguida, em Análise de demanda.
Relatórios Mailing geral e Aniversariantes
Estes relatórios são muito úteis para obter-se um mailing geral para emails promocionais ou um mailing com os aniversariantes de um período para ações específicas.
Exemplo: brindes e descontos especiais para os aniversariantes do mês, atrair o cliente para uma visita até a agência em troca de alguma promoção, entre outras ideias possíveis.
Clique em Relatórios e, em seguida, em Mailing aniversariantes.
Clique em Relatórios e, em seguida, em Mailing geral para obter informações de todos os clientes, disparar e-mail marketing e efetuar análises diversas dos clientes da agência.
Relatórios financeiros
É muito importante acompanhar todos os relatórios financeiros como Fatura, Extrato de contas, Serviços vendidos, Comissão agentes, entre outros que fazem parte do Módulo de Gestão Financeira, que é opcional.
O Leady possui muitos relatórios para ajudar a agência a processar, analisar e tomar ações rápidas.
A seguir iremos conhecer alguns dos principais relatórios, mas não deixe de explorar todos.
Relatório Serviços vendidos
Em Relatórios – Serviços vendidos é possível obter uma lista de todos os serviços que foram vendidos e seus respectivos status como pendente lançamento, pendente revisão ou revisado.
O objetivo é que o financeiro revise cada venda para proteger contra alterações, e automaticamente, o Leady possa apurar o valor das faturas dos fornecedores.
É possível utilizar diversos filtros e selecionar determinado Serviço, Consultor, Tipo de Fechamento financeiro e Tipo de Recebimento. Explore ao máximo os demais para obter conhecimento sobre os filtros do Leady.
Relatório Faturas
Sem dúvida alguma, um dos relatórios mais importantes do Sistema Leady é o Relatório Faturas, disponível no Módulo Gestão Financeira.
Neste relatório, o Leady lista as vendas diárias e as respectivas contas a pagar e receber de seus fornecedores e agentes.
Ainda, neste relatório, é possível efetuar as baixas dos lançamentos, através dos botões de Pagar e Receber.
Na imagem anterior, é possível verificar que cada fatura possui seus botões de receber, pagar, e alguns casos, ambos.
Mas, também é possível efetuar baixa em lote de faturas, basta selecioná-las e clicar em Ação.
Relatório Extrato contas
Outro relatório muito importante, incluso no Módulo de Gestão Financeira, é o Extrato de Contas, onde é possível acompanhar as contas a pagar e receber da agência.
Relatório Desempenho serviços
Em Relatórios – Desempenho serviços é exibido o desempenho das vendas (totais de desconto, markup, comissão, e rentabilidade) para cada tipo serviço (aéreo, hotel, pacote, seguro, etc).
Da mesma maneira que no relatório anterior, utilize os diversos filtros e selecione o Período, determinados Serviços e/ou Consultor, entre outros disponíveis.
Relatório Comissão agentes
Em Relatórios – Comissão agentes é possível acompanhar o pagamento da comissão de seus agentes pela data de vencimento da obrigação.
Utilize os filtros e selecione o Período que deseja consultar.
Relatório Fechamento financeiro
Em Relatórios – Fechamento financeiro é exibida uma forma resumida de diversos índices de desempenho financeiro da agência em um dado período.
Utilize os filtros e selecione o Período e/ou Consultor que deseja.
Relatório Resultado operacional
Através do relatório resultado operacional é possível medir o desempenho financeiro da agências, comparando-se as entradas e saídas financeiras.
Relatórios Fluxo de caixa diário e fluxo de caixa mensal
Com os relatórios de fluxo de caixa, é possível obter informações sobre as entradas e saídas financeiras que ocorreram ou ocorrerão em um futuro breve.
